Co przygotować do cen transferowych 2025/2026? Poradnik & Checklista
Przewodnik po cenach transferowych 2026

Co przygotować do cen transferowych 2025/2026? Poradnik & Checklista

Co przygotować do cen transferowych - najważniejsze fakty

W skrócie – najważniejsze fakty na 2026 rok:

  • Podstawowe obowiązki: Komplet dokumentacji za 2025 rok obejmuje Local File, Analizę porównawczą (Benchmark) oraz sprawozdanie TPR.
  • Termin raportowania: Ostateczny termin na złożenie TPR upływa z końcem 10. miesiąca po roku podatkowym (zazwyczaj 31 października).
  • Progi (netto): 10 mln PLN (transakcje towarowe i finansowe) oraz 2 mln PLN (usługowe i inne).
  • Zwolnienie krajowe: Możliwe dla podmiotów krajowych bez straty, niekorzystających ze zwolnień strefowych. Wymaga jednak wykazania w TPR. Więcej o zwolnieniach z dokumentacji.
  • Ułatwienia: Mikropodmioty i mali przedsiębiorcy są zwolnieni z obowiązku sporządzania benchmarku (analizy rynkowości).
  • Konieczność: Dane in TPR muszą być w 100% spójne z dokumentacją Local File.

W świecie cen transferowych łatwo stracić orientację. Zmienne progi, nowe wersje formularzy TPR i rygorystyczne terminy sprawiają, że wiele osób zadaje sobie pytanie: „Co tak naprawdę muszę przygotować w tym roku?”.

Jak sprawdzić, czy muszę sporządzić dokumentację?

Poniższy schemat to Twój kompas. Przedstawia ścieżkę decyzyjną w sposób przejrzysty i kompletny. Proces weryfikacji obowiązków to pierwszy i najważniejszy etap przygotowań, pozwalający na precyzyjne określenie zakresu niezbędnych prac.

  • Start: Analiza Transakcji
    • Czy kontrahent jest z
      RAJU PODATKOWEGO?
      • NIE
        Suma transakcji jednorodnych:
        10 mln PLN (towar/fin.)
        lub 2 mln PLN (usługi)?
        • TAK
          Zwolnienie
          krajowe?
          • TAK
            Obowiązek
            Tylko TPR
          • NIE
            Status
            podmiotu?
            • Mikro/Mały
              Ulgowy
              Local File
              BEZ Benchmark
              + TPR
            • Średni/Duży
              Pełny
              PEŁNY Local File
              + Benchmark
              + TPR
              + Master File jeśli przychody grupy > 200 mln
        • NIE
          Status
          Brak Obowiązku
      • TAK
        Suma transakcji jednorodnych:
        > 2.5 mln (fin.) /
        > 0.5 mln (inne)?
        • TAK
          Niepowiązani
          Local File
          BEZ Benchmark
          + Uzasadnienie
          + TPR
          Powiązani
          PEŁNY Local File BEZ uzasadnienia
          + Benchmark
          + TPR
        • NIE
          Status
          Brak Obowiązku

UWAGA: To tylko wstępna diagnoza!

Powyższy graf to model uproszczony. Rzeczywistość w świecie cen transferowych jest znacznie bardziej złożona. Zanim uznasz, że jesteś bezpieczny, zweryfikuj 3 kluczowe obszary, które zmieniają reguły gry. Pamiętaj, że niedopełnienie obowiązków grozi sankcjami KKS i dodatkowym zobowiązaniem podatkowym.

1. Pułapka „Jednorodności”

Patrzysz na pojedynczą umowę na 500 tys. PLN i zakładasz brak obowiązków? To może być błąd. Limity (10 mln / 2 mln PLN) odnoszą się do transakcji jednorodnych. Musisz zsumować wszystkie transakcje o podobnym charakterze ekonomicznym (często nawet z różnymi podmiotami powiązanymi!).

2. Mikro i Mały Przedsiębiorca

Jeśli posiadasz status mikro lub małego przedsiębiorcy, Twoje obowiązki są mniejsze. Musisz przygotować Local File, ale jesteś zwolniony z obowiązku przygotowania analizy porównawczej (benchmarku). Pamiętaj jednak – opis transakcji nadal musi być rzetelny.

3. Gąszcz zwolnień

Schemat uwzględnia tylko najpopularniejsze zwolnienie (krajowe). Są inne (np. refaktury, APA), ale też utrudnienia (spółki nieruchomościowe, zakłady zagraniczne). Rada Eksperta: Jeśli jesteś na granicy limitów – dokumentuj. To Twoja polisa bezpieczeństwa.

4. Raportowanie CbC

Międzynarodowe grupy kapitałowe z przychodami powyżej 3,25 mld PLN (lub 750 mln EUR) podlegają obowiązkowy sprawozdawczemu w zakresie CbC-P i CbC-R oraz nowemu obowiązkowi – obowiązkowi złożenia tzw. „Publicznego CbC.”.

Lokalna dokumentacja cen transferowych (Local File) – kogo dotyczy?

To absolutnie podstawowy dokument w zakresie cen transferowych. Local File to nie tylko formalność – to kompleksowy opis transakcji i ról kontrahentów, który pozwala przedstawić transakcję z Twojej perspektywy i stanowi podstawę dla analizy rynkowości cen.

  • Co to jest? Obszerny dokument opisujący specyfikę podmiotu, strukturę grupy oraz szczegóły konkretnej transakcji (np. dystrybucji, finansowania, licencji).
  • Co zawiera? M.in. analizę funkcjonalną (funkcje, aktywa, ryzyka), opis sytuacji na rynku, opis strategii, przedstawienie sposobu kalkulacji ceny.
Zobacz, co musi zawierać Local File

Twoja Checklista (Co przygotować na start?)

Zanim rozpoczniesz pisanie dokumentacji, upewnij się, że masz dostęp do poniższych informacji:

  • Umowy: Wszystkie kontrakty i porozumienia z podmiotami powiązanymi.
  • Kalkulacje: Faktury, cenniki i opisy sposobu ustalenia ceny.
  • Sytuacja rynkowa: Własna ocena spółki lub grupy sytuacji na rynku, głównych konkurentów i trendów.
  • Dane finansowe: Sprawozdanie finansowe spółki za dany rok obrotowy.
  • Struktura: Aktualny schemat powiązań kapitałowych i opis struktury zarządczej.
  • Strategia: Czy w danym roku realizowano specyficzne strategie rynkowe?
Lokalna dokumentacja cen transferowych - obowiązki i zasady

Analiza rynkowości (Benchmark) – kiedy jest obowiązkowa?

Samo opisanie transakcji nie wystarczy. Musisz udowodnić, że ustalona cena nie odbiega od warunków, jakie ustaliłyby podmioty niepowiązane.

  • Co to jest? Badanie porównawcze, które zestawia Twoją rentowność lub cenę z wynikami osiąganymi przez niezależne podmioty na rynku. Jest to obowiązkowy element Local File (chyba że jesteś mikro/małym przedsiębiorcą lub korzystasz z safe harbour).
  • Dlaczego to ważne? Brak ważnego benchmarku oznacza niekompletną dokumentację. Ułatwia organowi podatkowemu zakwestionowanie cen ustalonych w Twojej transakcji i może skutkować zastosowaniem sankcyjnej stawki.
  • Analiza zgodności: W określonych przypadkach np. jeśli brak jest wiarygodnych danych porównawczych istnieje możliwość przygotowania opisu zgodności.
  • Ważność: Analiza benchmarkowa jest ważna przez 3 lata, o ile nie zmieniło się otoczenie ekonomiczne.
Zobacz, jak przygotowujemy analizę rynkowości

Sprawozdanie TPR i oświadczenie – jak i kiedy złożyć raport?

To finał Twoich prac. TPR to elektroniczny formularz, który trafia bezpośrednio do naczelnika Twojego urzędu skarbowego i służy do typowania podmiotów do kontroli cen transferowych.

  • Co to jest? Zbiór najważniejszych danych dotyczących Twojej spółki, transakcji z podmiotami powiązanymi oraz rajowymi, w tym wartości transakcji, ich rentowności i wyników benchmarków.
  • Zgodność: Musi być w pełni zgodny z lokalną dokumentacją cen transferowych i wymaga precyzyjnego przeniesienia wyników do ustrukturyzowanego formatu XML.
Instrukcja wypełniania TPR

Instrukcja działania – Twój plan na najbliższe miesiące

Aby uniknąć spiętrzenia prac w IV kwartale, zaplanuj proces z wyprzedzeniem:

1
I Kwartał: Inwentaryzacja

Przeanalizuj obroty z podmiotami powiązanymi i rajami. Zsumuj transakcje jednorodne i zweryfikuj przekroczenie progów dokumentacyjnych (10 mln / 2 mln PLN). Sprawdź ważność analiz (czy nie są starsze niż 3 lata). Jeśli wygasły – zleć ich aktualizację.

2
II Kwartał: Gromadzenie Danych

Zbierz umowy, faktury i kalkulacje potrzebne do sporządzenia kompletu dokumentacji i dostarcz swojemu doradcy lub rozpocznij przygotowanie dokumentacji samodzielnie.

3
III Kwartał: Przygotowanie dokumentacji

III kwartał roku to czas na przygotowanie ostatecznych wersji dokumentacji cen transferowych.

4
IV Kwartał: Raportowanie

W IV kwartale roku mija termin na raportowanie TPR, który musi odzwierciedlać informacje przedstawione w lokalnej dokumentacji cen transferowych.

FAQ: Pytania i odpowiedzi o dokumentację cen transferowych

1. Co to znaczy „transakcje jednorodne” i jak je liczyć?
Transakcje jednorodne to wszystkie transakcje o podobnym charakterze ekonomicznym, które należy zsumować przy weryfikacji progów dokumentacyjnych, nawet jeśli zawierane są z różnymi podmiotami. To jedna z najbardziej podstępnych pułapek w cenach transferowych – większość błędów wynika właśnie z nieprawidłowego grupowania. Transakcje jednorodne to te, które mają podobny charakter ekonomiczny i przedmiot. Np. wszystkie dostawy komponentów elektronicznych od dostawców powiązanych, które są realizowane na takich samych warunkach, z analogicznym podziałem funkcjonalnym, zasadą kalkulacji cen.
2. Czy sp. z o.o. musi robić dokumentację cen transferowych?
Tak, jeśli spółka z o.o. przekroczy progi transakcyjne z podmiotami powiązanymi (10 mln PLN dla transakcji towarowych/finansowych, 2 mln PLN dla usług). Wyjątek stanowi zwolnienie krajowe – jeśli obie strony mają siedzibę w Polsce, żadna nie poniosła straty i nie korzysta ze zwolnień strefowych, wystarczy złożenie formularza TPR bez przygotowania Local File.
3. Czy muszę sporządzać dokumentację, jeśli moja transakcja była nieopłacalna?
Tak. Wynik na transakcji (zysk, strata, próg rentowności) nie wpływa na obowiązek dokumentacyjny. Przeciwnie – strata w transakcji z podmiotem powiązanym jest często sygnałem ostrzegawczym dla organów i wymaga szczególnie solidnego uzasadnienia w Local File, że wynika ona z obiektywnych przyczyn rynkowych, a nie z transferu zysków.
4. Czy mogę sam przygotować dokumentację, czy muszę wynająć doradcę?
Przepisy nie wymagają zaangażowania zewnętrznego doradcy. Możesz sporządzić dokumentację wewnętrznie, ale wymaga to znajomości metodologii cen transferowych, wymogów sprawozdawczych i często dostępu do profesjonalnych baz danych jak również czasu (przygotowanie może zająć kilka miesięcy). Wiele firm optymalizuje ten proces oraz wykorzystanie własnych zasobów zlecając to zadanie zewnętrznym podmiotom.

Potrzebujesz pomocy w ustaleniu obowiązków?

Nie ryzykuj błędnej kwalifikacji. Skonsultuj się z ekspertami. Przygotujemy dla Ciebie analizę obowiązków i poprowadzimy przez cały proces dokumentacyjny.

Zadzwoń: +48 (22) 389 56 22 Napisz do nas: tp@tpadvisory.pl
Paweł Wolany Paweł Wolany Partner / Ekspert ds. Cen Transferowrych

Podstawa prawna

Warto przeczytać również:

Weryfikacja obowiązków Kompleksowa weryfikacja bezpieczeństwa rozliczeń. Czytaj dalej → Audyt ryzyk cen transferowych Praktyczna lista kroków i dokumentów do przygotowania. Czytaj dalej → Analiza porównawcza Potwierdzenie rynkowości cen. Czytaj dalej →

Przewijanie do góry